Comment calculer vos frais kilométriques pour remboursement ?

Vous utilisez votre voiture personnelle pour des déplacements professionnels et vous vous demandez comment obtenir une indemnisation juste ? En France, un système précis existe pour calculer les frais kilométriques, qui compensent les coûts liés à l’usage de votre véhicule pour le travail. Ce guide vous accompagne pas à pas pour comprendre les règles, appliquer les barèmes officiels et soumettre une demande claire à votre employeur. Que vous soyez salarié ou indépendant, ces étapes vous aideront à maximiser votre remboursement.

Comprendre les frais kilométriques et leur éligibilité

Les frais kilométriques représentent une indemnité versée pour couvrir les dépenses liées à l’utilisation de votre véhicule personnel lors de missions professionnelles. Ils englobent l’usure, le carburant, l’entretien et l’assurance, mais excluent les péages ou le stationnement, remboursés séparément. Afin de prétendre pour le remboursement des frais kilométriques, vous devez démontrer que votre véhicule est indispensable, par exemple en l’absence de transports publics adaptés ou pour des horaires contraignants. Seuls les trajets professionnels, comme les visites clients ou les déplacements sur site, sont pris en compte.

Plusieurs conditions encadrent cette indemnisation. Votre véhicule doit vous appartenir, et non à l’entreprise. Chaque déplacement nécessite une justification précise :

• date ;
• lieu ;
• motif ;
• et kilomètres parcourus.

Dans certains cas, des règles spécifiques s’ajoutent, notamment si votre lieu de travail varie. Par ailleurs, l’administration fiscale exige que les trajets soient strictement professionnels, sans lien avec des convenances personnelles. Conservez un suivi rigoureux pour faciliter vos démarches.

Appliquer le barème kilométrique pour un calcul précis

Le calcul des frais kilométriques repose sur le barème fiscal publié annuellement par l’administration française. Ce barème, inchangé en 2025, varie selon la puissance fiscale de votre véhicule, exprimée en chevaux fiscaux (CV), et la distance parcourue pour le travail. Pour les voitures, trois tranches s’appliquent : jusqu’à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, et au-delà. Chaque tranche utilise une formule spécifique, adaptée à la puissance du véhicule, pour déterminer le montant remboursable.

Pour une voiture de 5 CV ayant parcouru 4 000 km, vous multipliez la distance par 0,636, soit 4 000 × 0,636 = 2 544 €. Pour 10 000 km, la formule devient (10 000 × 0,357) + 1 395 = 4 965 €. Les véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20 %, avec un coefficient de 0,763 pour 5 CV jusqu’à 5 000 km. Des barèmes distincts existent pour les motos et scooters, consultables sur Service-Public.fr.

Soumettre une demande de remboursement efficace

Pour obtenir votre remboursement, préparez une note de frais détaillée à transmettre à votre employeur. Indiquez pour chaque trajet la date, les lieux de départ et d’arrivée, le motif et le nombre de kilomètres parcourus. Un registre mensuel, tenu sur papier ou via un logiciel dédié, simplifie ce suivi. Certains employeurs proposent des modèles ou des outils numériques pour structurer vos demandes.

Conservez des justificatifs, comme les factures de carburant ou les tickets de péage, bien que ces derniers soient remboursés à part. Les frais kilométriques, calculés forfaitairement, ne requièrent pas de preuves de dépenses, mais vos trajets doivent être vérifiables. Soumettez vos demandes rapidement, idéalement chaque mois, selon les règles de votre entreprise. En France, vous disposez de trois ans pour réclamer ces indemnités, mais respectez les délais internes pour éviter tout refus.